「SaaS多すぎて、結局どれ使えばいいの？」
ツール選びに悩む気持ち、よくわかります。比較サイトを見ても「機能一覧」や「料金表」が並んでいるだけで、実際に業務で使ってみてどうなのかがわからない。
この記事では、日常業務で実際に使っているSaaSを、カテゴリ別にまとめました。良い点もイマイチな点も正直に書いています。
結論：忙しい人向けの3行まとめ
- ナレッジ管理はObsidian一択。ローカル保存×Markdownで、自分の思考が資産になる
- プロジェクト管理・会計・コミュニケーションは会社の規模とフェーズで選ぶべき
- ここで紹介するSaaSの多くはデジタル化・AI導入補助金で最大4/5補助になる。導入前に必ずチェックを
ナレッジ管理
Obsidian（イチオシ）
何に使ってるか： 議事録、業務ナレッジ、アイデアメモ、日報、プロジェクトの思考整理。いわば「仕事の第二の脳」。
良い点：
– データがローカルのMarkdownファイル。サービス終了リスクがゼロ
– プラグインで何でもできる（タスク管理、カレンダー、データベース的な使い方まで）
– 動作が軽い。Notionのように「読み込み中…」でイラつくことがない
– リンクとバックリンクで情報が自然につながる
イマイチな点：
– 初期設定にやや手間がかかる（ただし、当サイトで解説記事を多数用意しています）
– リアルタイム共同編集はできない。チームで使うには工夫が必要
– モバイルアプリは改善中だが、まだPC中心
※Obsidianの詳しい使い方はObsidianカテゴリの記事一覧をどうぞ。
Notion
何に使ってるか： チームへの情報共有、社外向けドキュメント、簡易データベース。
良い点：
– UIが直感的で、非エンジニアでもすぐ使える
– データベース機能が強力（テーブル、カレンダー、ボード表示を切り替え可能）
– リアルタイム共同編集ができる
イマイチな点：
– ページが増えると重くなる
– データがクラウド上にしかない（エクスポートは可能だが面倒）
– 無料プランの制限が厳しくなってきている
※Obsidianの詳しい使い方はObsidianカテゴリの記事一覧をどうぞ。Notionとの比較記事も準備中です。
プロジェクト管理
Backlog
何に使ってるか： WEB制作案件の進行管理、課題管理、クライアントとの共有。
良い点：
– 日本語UIが自然。クライアントにも「ここ見てください」と言いやすい
– 課題管理＋Wiki＋Gitリポジトリが一体化している
– ガントチャートが標準装備
イマイチな点：
– UIが少し古い印象
– API連携の選択肢がAsanaやJiraに比べると少ない
– プラン料金がやや高め（スタンダードで月12,980円〜）
Asana
何に使ってるか： マーケティング施策の管理、チーム横断のタスク管理。
良い点：
– UIが洗練されていて使いやすい
– タイムライン、ボード、リスト表示を自由に切り替え
– 自動化（ルール機能）が便利
イマイチな点：
– 高機能すぎて、小規模チームにはオーバースペック
– 日本語サポートが英語に比べると手薄
– 無料プランだとタイムラインが使えない
※詳しくは「Backlog vs Asana vs Jira 比較記事」で解説しています。
会計・経理
freee
何に使ってるか： 経理業務全般、確定申告、請求書発行。
良い点：
– 経理の知識がなくても使えるUI設計
– 銀行口座・クレカとの自動連携が強力
– 確定申告までfreee内で完結する
イマイチな点：
– 仕訳のカスタマイズ性は簿記経験者からすると物足りない
– プランによる機能制限の差が大きい
マネーフォワード クラウド
何に使ってるか： 会計＋給与＋勤怠をまとめて管理。
良い点：
– シリーズ製品（会計・給与・勤怠・経費）が連携して強い
– 簿記の知識がある人には使いやすい仕訳入力
– API連携が豊富
イマイチな点：
– freeeに比べると初期設定がやや複雑
– 各サービスが別契約なので、トータルコストが見えにくい
※詳しくは「freee vs マネーフォワード 比較記事」で解説しています。
コミュニケーション
Slack
何に使ってるか： 社内のチャットコミュニケーション。チャンネル分けで案件別・チーム別に管理。
良い点：
– チャンネル設計次第で情報が整理される
– 外部ツールとの連携が圧倒的に多い（GitHub、Backlog、Google Calendar等）
– ハドルミーティングでちょっとした通話もできる
イマイチな点：
– 無料プランはメッセージ履歴90日制限
– 通知の嵐になりがち（運用ルールが大事）
– Teamsに比べるとビデオ会議機能は弱い
Google Workspace
何に使ってるか： メール（Gmail）、カレンダー、ドライブ（ファイル共有）、Meet（ビデオ会議）。
良い点：
– 全部入りで月680円〜。コスパが高い
– Googleアカウントで完結するので導入が楽
– 独自ドメインのメールが使える
イマイチな点：
– スプレッドシートは大量データに弱い
– 管理コンソールがやや分かりにくい
デザイン
Figma
何に使ってるか： WEBデザインのカンプ作成、ワイヤーフレーム、プロトタイプ。
良い点：
– ブラウザで動く。インストール不要
– リアルタイム共同編集ができる
– デザインシステムの構築に強い
– 開発者への受け渡し（Dev Mode）が便利
イマイチな点：
– デザイナー以外には学習コストが高い
– 無料プランのファイル数制限
– オフラインでは使えない
Canva
何に使ってるか： SNS投稿画像、プレゼン資料、簡単なバナー制作。
良い点：
– テンプレートが豊富。デザイナーじゃなくてもそれなりのものが作れる
– ブランドキット機能でロゴ・カラーを統一管理
– 動画編集も簡易的にできる
イマイチな点：
– 細かいデザイン調整はできない（Figmaとの棲み分け）
– 無料素材に限界がある
– プロのデザイン制作には向かない
開発
GitHub
何に使ってるか： ソースコード管理、コードレビュー、CI/CD。
良い点：
– 業界標準。エンジニアなら説明不要
– GitHub Actionsで自動化が組める
– GitHub Copilotが便利
イマイチな点：
– 非エンジニアにはハードルが高い
– プライベートリポジトリの無料枠に制限あり
VS Code（Visual Studio Code）
何に使ってるか： コーディング全般。
良い点：
– 無料で高機能
– 拡張機能のエコシステムが巨大
– GitHub Copilotとの統合が自然
イマイチな点：
– 拡張を入れすぎると重くなる
– 設定項目が多くて迷う（ただし初期設定のままでも十分使える）
その他
1Password
何に使ってるか： パスワード管理、チーム間のログイン情報共有。
良い点：
– チームで安全にパスワードを共有できる
– ブラウザ拡張で自動入力
– 二段階認証のコード管理もできる
Zoom
何に使ってるか： クライアントとのオンラインミーティング。
良い点：
– 通話品質が安定している
– 「Zoom使えますか？」で通じる普及率
– 録画・文字起こし機能
SaaS選びのコツ
会社の規模で選ぶ
| 規模 | おすすめの考え方 |
|---|---|
| 1〜5人 | 無料プランで始めて、必要になったら課金。Obsidian + Google Workspace + freeeで十分回る |
| 5〜20人 | コミュニケーション（Slack）とプロジェクト管理（Backlog/Asana）を整備。属人化を防ぐ |
| 20〜50人 | セキュリティとガバナンスを意識。1Password、GitHub等の有料プランを検討 |
よくある失敗
- 「全部入り」を最初から求める → 使わない機能に毎月お金を払い続ける
- 無料にこだわりすぎる → 機能制限でかえって時間を浪費する
- 他社が使ってるから → 自社の業務フローに合わないツールを導入してしまう
大事なのは「自社の課題は何か？」から逆算すること。ツールありきで考えない。
デジタル化・AI導入補助金で、これらのSaaSが最大4/5補助に
ここで紹介したSaaSの多くは、デジタル化・AI導入補助金（旧IT導入補助金）の対象です。
- 補助率：最大4/5（インボイス枠・小規模事業者の場合）
- 補助上限：最大450万円（通常枠）
- 対象：中小企業・小規模事業者
たとえばfreeeの年間利用料やBacklogの導入費用を、補助金で賄える可能性があります。
「うちも対象かも？」と思ったら、以下の記事もチェックしてみてください。
まとめ
SaaS選びに正解はありませんが、実際に使ってみた感想が参考になれば嬉しいです。
個人的に一番推しているのはObsidian。ローカルにデータを持てる安心感と、プラグインによる拡張性は他のツールにない強みです。
各ツールの詳しい比較記事も順次公開していくので、気になるカテゴリがあればぜひチェックしてください。